Tugas 2 - Teori Organisasi Umum 1

TEORI DAN PROSES ORGANISASI

A. Tipe atau Bentuk Organisasi

Bentuk atau tipe organisasi dibagi dalam 3 tipe sesuai dengan teori organisasi, yaitu :

1.       Teori organisasi klasik

2.      Teori organisasi Neoklasik

3.      Teori Organisasi Modern

A.    Teori Organisasi Klasik

Teori klasik (classical theory) kadang-kadang disebut juga teori tradisional, yang

berisi konsep-konsep tentang organisasi mulai tahun 1800-an (abad 19) .

Dalam teori ini, organisasi secara umum digambarkan oleh para teoritisi klasik sebagai sangat tersentralisasi dan tugas-tugasnya terspesialisasi, serta memberikan petunjuk mekanistik struktural yang kaku tidak mengandung kreativitas.

Teori klasik mendifinisikan organisasi sebagai struktur hubungan, kekuasaan, tujuan, peranan, kegiatan, komunikasi dan faktor-faktor lain yang terjadi bila orang-orang bekerja sama.

Teori klasik berkembang dalam tiga aliran yang dibangun atas dasar anggapan yang sama dan mempunyai efek yang sama, yaitu :

a.      teori birokrasi

b.      teori administrasi dan

c.       teori manajemen ilmiah.

a.    Teori Birokrasi

Teori ini dikemukakan oleh Max Weber dalam bukunya "The Protestant Ethic and Spirit of Capitalism".

Kata birokrasi mula-mula berasal dari kata legal-rasional. Organisasi itu legal, karena wewenangnya berasal dari seperangkat aturan prosedur dan peranan yang dirumuskan secara jelas, dan organisasi disebut rasional dalam hal penetapan tujuan dan perancangan organisasi untuk mencapai tujuan tersebut.

Karakteristik-karakteristik birokrasi menurut Weber adalah :

·      Pembagian kerja yang jelas

·      Hirarki wewenang yang dirumuskan secara baik

·      Program rasional dalam pencapaian tujuan organisasi

·      Sistem prosedur bagi penanganan situasi kerja

·      Sistem aturan yang mencakup hak-hak dan kewajiban-kewajiban posisi para pemegang jabatan

·      Hubungan antar pribadi yang bersifat impersonal

b.     Teori Administrasi

Teori ini sebagian besar dikembangkan atas dasar sumbangan Henri Fayol (1841-1925) dan Lyndall Urwick dari Eropa serta Mooney dan Reiley dari Amerika.

Henri Fayol seorang industrialis dari Perancis, mengemukakan dan membahas 14 (empat belas) kaidah manajemen yang menjadi

dasar perkembangan teori administrasi yaitu :

·         Pembagian kerja (division of work)

·         Wewenang dan tanggung jawab (authorityand responsibility)

·         Disiplin ( dicipline)

·         Kesatuan perintah (unity of command)

·         Kesatuan pengarahan (unity of direction)

·         Mendahulukan kepentingan umum dari pada kepentinganpribadi                  (subordination of individual interesto general interests)

·         Balas jasa ( remuneration of personnel)

·         Sentralisasi (centralization)

·         Rantai skalar (scalar chain)

·         Aturan (order)

·         Keadilan (equity)

·         Kelanggengan personalia (stability of tenure of personnel)

·         Inisiatif (initiative)

·         Semangat korps (esprit de corps)

Henri Fayol juga memerinci fungsi-fungsi kegiatan administrasi menjadi elemen-elemen manajemen, yang dikenal sebagai Fayol's Functionalism atau teori fungsionalisme Fayol, yaitu :

·         Perencanaan

·         Pengorganisasian

·         pemberian perintah

·         pengkoordinasian

·         pengawasan.

James D. Mooney dan Allen Reilly pada tahun 1931 menulis dan menerbitkan buku mereka, "Onward Industry". Mereka menyebut koordinasi sebagai faktor terpenting dalam perencanaan organisasi, dan menekankan tiga prinsip organisasi yaitu :

·         Prinsip koordinasi

·         Prinsip skalar

·         Prinsip fungsional

c.     Teori Manajemen Ilmiah

Manajemen ilmiah (scientific management) dikembangkan mulai tahun 1900 oleh Frederick Winslow Taylor. Teori manajemen ilmiah masih banyak dijumpai dalam praktek-praktek manajemen modem. Ada dua pendapat tentang manajemen ilmiah, pendapat pertama mengatakan manajemen ilmiah merupakan penerapan metode ilmiah pada studi, analisa dan pemecahan masalah-masalah organisasi. Sedang pendapat kedua mengatakan manajemen ilmiah adalah seperangkat mekanisme atau teknik "a bag of tricks" untuk meningkatkan efisiensi kerja organisasi.

Taylor dalam teorinya mengemukakan empat kaidah dasar manajemen yang harus dilaksanakan dalam organisasi perusahaan, yaitu :

·  Menggantikan metoda-metoda kerja dalam praktek dengan berbagai metoda yang dikembangkan atas dasar ilmu pengetahuan tentang kerja yang ilmiah dan benar.

· Mengadakan seleksi, latihan-latihan dan pengembangan para karyawan secara ilmiah.

·  Pengembangan ilmu tentang kerja serta seleksi, latihan dan pengembangan secara ilmiah harus diintegrasikan.

·  Untuk mencapai manfaat manajemen ilmiah, perlu dikembangkan semangat dan mental para karyawan.

B.    Teori Organisasi Neoklasik

           Teori neoklasik secara sederhana dikenal sebagai teori/aliran hubungan manusiawi (The human relation movement). Teori neoklasik dikembangkan atas dasar teori klasik.

               Dasar teori ini adalah menekankan pentingnya aspek psikologis dan sosial karyawan sebagai individu maupun sebagai bagian kelompok kerjanya, atas dasar anggapan ini maka teori neoklasik mendefinisikan "suatu organisasi" sebagai sekelompok orang dengan tujuan bersama.

          Perkembangan teori neoklasik dimulai dengan inspirasi percobaan-percobaan yang dilakukan di Hawthorne dan dari tulisan Hugo Munsterberg.

            Hugo Munsterberg dikenal sebagai pencetus psikologi industri, dan tulisannya yang menonjol dalam buku yang berjudul Psychology and Industrial Efficiency tahun 1913. Buku ini merupakan jembatan penting antara manajemen ilmiah dan perkembangan lebih lanjut dari teori neoklasik. Dalam hal ini, Munsterberg menekankan adanya beberapa perbedaan karakteristik individual dalam organisasi dan mengingatkan adanya pengaruh faktor sosial dan budaya terhadap organisasi.

                Percobaan-percobaan di Hawthorne yang dilakukan dari tahun 1924 sampai 1932

menandai permulaan perkembangan teori hubungan manusiawi. Percobaan ini

merupakan kristalisasi teori neo klasik. Penemuan-penemuan Hawthorne telah

menambah dimensi-dimensi baru dan essensial bagi teori organisasi. Di dalam studi Hawthorne tersebut telah memperkenalkan gagasan bahwa organisasi adalah suatu sistem terbuka di mana segmen teknis dan manusiawi saling berkaitan erat. Dan pada akhirnya percobaan-percobaan Hawthorne menunjukkan bagaimana kegiatan kelompok-kelompok kerja kohesif sangat berpengaruh pada operasi organisasi.

      Dalam hal pembagian kerja, teori neoklasik telah mengemukakan perlunya hal-hal sebagai berikut :

a) Partisipasi, yaitu melibatkan setiap orang dalam proses pengambilan keputusan

b) Perluasan kerja (job enlargement) sebagai kebalikan dari pola spesialisasi

c)  Manajemen bottom-up yang akan memberikan kesempatan kepada para junior untuk berpartisipasi dalam pengambilan keputusan manajemen puncak.

C.    Teori Organisasi Modern

Teori modern yang kadang-kadang disebut juga sebagai analisa sistem pada organisasi merupakan aliran besar ketiga dalam teori organisasi dan manajemen. Teori modern melihat bahwa semua unsur organisasi sebagai satu kesatuan dan saling ketergantungan, yang di dalamnya mengemukakan bahwa organisasi bukanlah suatu sistem tertutup yang berkaitan dengan lingkungan yang stabil, akan tetapi organisasi merupakan sistem terbuka.

Teori modern dikembangkan sejak tahun 1950, dalam banyak hal yang mendalam teori modern berbeda dengan teori klasik, perbedaan tersebut diantaranya adalah :

a)  Teori klasik memusatkan pandangannya pada analisa dan deskripsi organisasi, Sedangkan Teori modern dengan tekanan pada perpaduan dan perancangan menjadikan pemenuhan suatu kebutuhan yang menyeluruh.

b) Teori klasik telah membicarakan konsep koordinasi, skalar dan vertikal, sedangkan Teori modern lebih dinamis dari pada teori lainnya dan meliputi lebih banyak variabel yang dipertimbangkan.

Teori modern menyebutkan bahwa kerja suatu organisasi adalah sangat kompleks,

dinamis, multilevel, multidimensional, multivariable dan probabilistik. Dengan analisa sitem teori organisasi modern mencoba untuk mencari jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang saling berhubungan, pertanyaan kunci tersebut diantaranya adalah :

a) Apa yang merupakan bagian-bagian strategis sistem

b) Apa yang menyebabkan mereka saling bergantung

c) Proses-proses inti apa yang menghubungkan bagian-bagian secara bersama-sama dan memberikan penyesuaian satu sama lain

d)  Tujuan apa yang hendak dicapai melalui sistem

Konsep sistem umum menjadi dasar utama analisa organisasi dalam teori modern, dart secara ringkas kedua teori ini, baik teori modern maupun teori sistem umum mempelajari :

a)  Bagian-bagian dalam keseluruhan dan pergerakan individu di dalam dan di luar sistem

b)  interaksi individu-individu dengan lingkungan yang terjadi dalam sistem

c)   interaksi diantara individu-individu dalam sistem

d)   masalah-masalah pertumbuhan dan stabilitas sistem.

Teori modern menunjukkan tiga kegiatan proses hubungan universal yang selalu

muncul pada sistem manusia dalam perilakunya berorganisasi, yaitu :

a)     Komunikasi

b)     Konsep keseimbangan

c)      Proses pengambilan keputusan

Perkembangan teori organisasi yang telah dibahas, memberikan dasar munculnya berbagai pendekatan manajemen yang berbeda-beda, adapun pendekatan-pendekatan manajemen tersebut adalah :

a) Pendekatan proses, pendekatan ini disebut juga sebagai pendekatan fungsional, operasional, universal dan tradisional.

b) Pendekatan keperilakuan (behavior approach), pendekatan ini sering disebut pendekatan hubungan manusiawi (human relation approach).

c) Pendekatan kuantitatif (quantitative approach) sering dinyatakan dengan istilah management science ataupun operation research.

d)  Pendekatan sistem.

e)   Pendekatan contingency (situasional).

B. Struktur Organisasi

Struktur organisasi walaupun hanya menyajikan kerangka bangunan organisasi, tetapi merupakan suatu subsistem penting dalam sistem organisasi formal. Dalam menganalisis struktur suatu organisasi, tidak bisa lepas begitu saja dari desain organisasi.

Struktur organisasi disusun adalah untuk membantu pencapaian tujuan organisasi dengan lebih efektif. Tujuan organisasi tersebut akan menentukan struktur organisasinya. Jadi struktur organisasi merupakan suatu kerangaka yang menunjukkan seluruh kegiatan-kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi, hubungan antar fungsi serta wewenang dan tanggung jawabnya di samping itu struktur organisasi juga mencerminkan mekanisme-mekanisme formal pada pengelolaan organisasi.

Struktur organisasi (formal) mempunyai dua muka yaitu :

a)     model struktur, dalam hal ini kita dapat mempergunakan prinsip-prinsip teori orgamsasi.

b)     dimensi-dimensi dasar struktur, yang akan menentukan kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungan yang harus dilakukan dan tingkat spesialisasi yang dapat diberikan.

Ada beberapa variable-variabel yang menentukan desain struktural organisasi yaitu :

a)     Strategi dan struktur

Hubungan erat antara strategi dan struktur organisasional pertama kali dijelaskan oleh Chandler dalam studinya pada beberapa perusahaan besar di Amerika. Chandler mengatakan bahwa struktur mengikuti strategi, dan strategi ini pada gilirannya akan mempengaruhi struktur organisasi yaitu :

·    strategi menentukan kegiatan-kegiatan organisasional yang merupakan basis pokok bagi desain organisasi

·    strategi mempengaruhi pemilihan teknologi dan orang-orang yang tepat untuk pelaksanaan kegiatan tersebut

·  strategi menentukan lingkungan spesifik di mana organisasi akan beroperasi.

b)     Lingkungan yang melingkupinya

Dalam pembahasan mengenai pengaruh lingkungan pada desain organisasi secara terperinci perlu membedakan tiga tipe lingku!lgan sebagai berikut :

·   Lingkungan stabil, yaitu lingkungan dengan scdikit atau tanpa pcrubahan yang tidak diperkirakan atau secara tiba-tiba.

·     Lingkungan berubah (changing environment), yaitu lingkungan di mana inovasi (perubahan) mungkin terjadi dalam setiap atau seluruh bidang.

·  Lingkungan bergejolak (turbulent environment), yaitu lingkungan di mana sering terjadi perubahan secara drastis.

c)      Teknologi yang digunakan

Menurut Woodward ada sejumlah hubungan antara proses teknologi clan struktur organisasi yang dapat diuraikan sebagai berikut :

· Semakin kompleks teknologi, semakin besar jumlah manajcr dan tingkatan manajemen.

·   Rentang kendali manajemen para manajer lini pertama meningkat dari produksi massa ke proses

·   Semakin tinggi kompleksitas teknologi perusahaan scmakin bcsar jumlah staff administratif dan klerikal.

Dari ketiga hal tersebut, dapat dikatakan bahwa perusahaan-pcrusahaan yang ingin sukses harus mempunyai struktur yang sesuai dengan tingkat teknologinya.

d)     Orang-orang yang terlibat di dalam organisasi

Sikap, pengalaman dan peranan para anggota organisasi juga berhubungan dengan struktur organisasi, dalam hal ini ada dua kategori pengertian orang dalam organisasi, yaitu manajer dan para karyawan. Memang bisa dikatakan bahwa manajer adalah karyawan, tetapi mereka mempunyai pengaruh-pengaruh khusus pada struktur organisasi, sehingga perlu dibicarakan secara terpisah yaitu :

·  manajer dan struktur, yaitu struktur organisasi dipengaruhi secara langsung oleh preferensi pribadi manajer terhadap berbagai tipe organisasi tertentu

·     karyawan dan struktur.

Berikut ini akan dibahas tiga model struktur organisasi yang dikenal yaitu :

a)     Model tradisional

Bentuk umum model struktur tradisional secara essensial adalah pyramid. Masing-masing tingkatan hirarkis menggambarkan segmen struktur dan hubungim-hubungan pekerjaan atasan-bawahan. Bentuk umum struktur organisasi model tradisional ini akan berbeda untuk jenis operasi perusahaan yang berbeda pula. Struktur model tradisional akan efisien dalam kondisi lingkungan yang stabil bila asumsi-asumsi yang berkaitan dengan sikap dan kemampuan para anggota sebagai landasan bentuk

strukturnya adalah akurat.

b)     Model hubungan manusiawi

Di dalam model hubungan manusiawi juga diterima konsep spesialisasi, dan pemisahan perencanaan dari pelaksanaan sebagai karakteristik utama organisasi yang efektif. Model hubungan manusiawi secara eksplisit mengakui bahwa orang tidaklah selalu bertindak persis segaris dengan posisi-posisi dan hubungan-hubungan menurut struktur formalnya, walaupun model hubungan manusiawi mengungkapkan ketidaksempurnaan tersebut tetapi struktur hubungan manusiawi tidak menyarankan struktur formalnya dimodifikasi. Model ini lebih mengusulkan bermacam-macam penyesuaian teknik-teknik dan perilaku-perilaku struktural "off line" yaitu :

· Model hubungan inanusiawi mempersilakan para manajer untuk mempergunakan kemampuan kepemimpinannya untuk mengurangi friksi-friksi di antara orang-orang dan jabatan-jabatan mereka dalam organisasi serta mengembangkan hubungan kerjasama yang baik antar para anggota organisasi yang bertanggung jawab kepadanya.

·   Pendekatan hubungan manusiawi mengarahkan manajer memanfaatkan organisasi informal dalam departemennya.

·   Pendekatan hubungan manusiawi ditunjukkan dengan sejumlah teknik atau program yang biasanya di bawah yurusdiksi atau kewenangan departemen personalia yang dirancang untuk melayani kebutuhan-kebutuhan seluruh anggota organisasi.

Inti konsep hubungan manusiawi tidak berurusan langsung dengan struktur organisasi, struktur diterima sebagai sebagai sesuatu pemberian yang sudah tertentu. Bagaimanapun juga mekanisme-mekanisme model hubungan manusiawi tersebut cukup besar gunanya dalam pencegahan atu pemecahan konflik yang terjadi pada struktur.

c)      Model sumber daya manusia

Implikasi model sumber daya manusia pada struktur organisasi, walaupun abstrak adalah jelas. Model ini berpendapat bahwa pada hakekatnya manusia mempunyai kemampuan untuk mempelajari pengarahan dan pengendalian diri lebih kreatif dari pada pekerjaannya sekarang, dan bahwa tugas manajer adalah menciptakan suatu lingkungan di mana mereka dapat meningkatkan sumbangan kapasitasnya pada organisasi.

Konsep model sumber daya manusia mencoba memaksimumkan fleksibilitas baik didalam maupun di antara posisi-posisi yang berinteraksi. Hal tersebut mengharuskan anggota-anggota organisasi mempunyai hal-hal sebagai berikut:

·     Suatu tujuan tingkat operasional yang telah disetujui bersama

·     Jalur untuk memperoleh sumber informasi vertikal dan horisontal yang relevan

·    Kemampuan untuk memberikan tanggapan terhadap informasi dengan keputusan dan perilaku yang mengarahkan pencapaian tujuan dengan efisien.

Adapun mengenai tujuan organisasi model sumber daya manusia ditetapkan bersama oleh manajer dan bawahannya, sehingga tujuan bersama tersebut jelas merubah hubungan atasan dan bawahan yang diatur oleh model tradisional dan hubungan manusiawi.

Meskipun organisasi (formal) disusun atas dasar kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungan wewenang, kekuasaan, tanggung jawab, akuntabilitas dan arus komunikasi yang sama, tetapi hasilnya adalah berbagai tipe struktur organisasi yang berbeda-beda. Karena tidak ada pandangan yang paling baik dalam merancang struktur organisasi ataupun terap dalam semua kondisi, maka akan dibahas beberapa tipe departemen yang masing-masing tipe mempunyai berbagai kebaikan dan kelemahan. Departementasi pada umumnya dapat dibagi menjadi tiga kelompok yaitu :

a)   Departementasi fungsional

merupakan departementasi yang paling umum dan luas digunakan dalam merancang struktur, dan dapat dijumpai dalam semua tipe organisasi. Adapun kebaikan utama departementasi fungsional adalah berkaitan dengan aspek-aspek positif spesialisasi, sedangkan kelemahannya antara lain mempersulit koordinasi, dapat menciptakan konflik antar fungsi dan kurangnya kontak antar fungsi.

b)  Departementasi produk

Dengan berkembangnya organisasi (formal) maka departementasi fungsional menjadi tidak praktis lagi digunakan, sehingga perlu dibentuk divisi-divisi setengah otonom yang masing-masing merancang, memproduksi dan memasarkan sendiri produkproduknya. Departementasi produk merupakan pengelompokkan kegiatan-kegiatan atas dasar perbedaan-perbedaan barang atau jasa menurut perbedaan-perbedaan cara produksi atau proses dan cara pemakaiannya.

  

c)   Departementasi wilayah

Departementasi atas dasar wilayah akan diperlukan bila organisasi tersebut beroperasi di wilayah-wilayah yang tersebar. Tipe departementasi wilayah sering disebut sebagai departementasi lokasi, daerah, regional ataupun geografis.

Tipe organisasi divisional dengan departementasi mempunyai beberapa kebaikan dan kelemahan. Kebaikan-kebaikan tersebut antara lain :

a) Pengambilan keputusan lebih cepat dan dengan kemungkinan kualitas lebih baik. Koordinasi tugas lebih mudah dilaksanakan karena ada pemusatan kegiatan.

b) Beban manajemen pusat menjadi lebih ringan karena ada pendelegasian wewenang.

c)   Pertanggung jawaban lebih jelas.

Sedangkan kelemahan-kelemahannya antara lain :

a) Kepentingan seluruh organisasi kurang diperhatikan karena kepentingan terpusat pada ukuran prestasi divisi.

b) Meningkatnya biaya operasional organisasi karena cenderung terjadinya kelebihan staf, duplikasi sumber daya dan peralatan.

c)   Mempersulit alokasi sumber daya dan konsistensi kebijaksanaan.

C. Konflik

Timbulnya konflik atau pertentangan dalam organisasi, merupakan suatu kelanjutan dari adanya komunikasi dan informasi yang tidak menemui sasarannya. Suatu pemahaman akan konsep dan dinamika konflik telah menjadi bagian vital dalam studi perilaku organisasional, oleh karena itu perlu untuk dipahami dengan baik.

Pada hakekatnya konflik merupakan suatu pertarungan menang kalah antara kelompok atau perorangan yang berbeda kepentingannya satu sama lain dalam organisasi, atau dapat dikatakan juga bahwa konflik adalah segala macam interaksi pertentangan atau antogonistik antara dua atau lebih pihak yang terkait.

Adapun mengenai jenis-jenis konflik, ada beberapa orang yang mengelompokkan konflik menjadi sebagai berikut :

a)   konflik peranan yang terjadi di dalam diri seseorang (person role conflict)

b)  konflik antar peranan (inter-role conflict), yaitu persoalan timbul karena satu orang menjabat dua atau lebih fungsi yang saling bertentangan

c)  konflik yang timbul karena seseorang harus memenuhi harapan beberapa orang (intersender conflict)

d)  konflik yang timbul karena disampaikannya inforrnasi yang saling bertentangan (intrasender conflict).

Selain pembagian jenis konflik di atas masih ada pembagian jenis konflik yang dibedakan menurut pihak-pihak yang saling bertentangan, yaitu :

a)     konflik dalam diri individu

b)     konflik antar individu

c)      konflik antar individu dan kelompok

d)     konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama

e)     konflik antar organisasi.

Konflik organisasional timbul karena ada beberapa sumbemya, dan berbagai sumber utama konflik tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :

a)     kebutuhan untuk membagi sumber daya-sumber daya yang terbatas

b)     perbedaan-perbedaan dalam berbagai tujuan

c)      saling ketergantungan kegiatan-kegiatan kerja

d)     perbedaan nilai-nilai atau persepsi

e)     kemenduaan organisasional

f)       gaya-gaya individual

Secara tradisional pendekatan terhadap konflik organisasional adalah sangat sederhana dan optimistik. Pendekatan tersebut didasarkan atas tiga anggapan, yaitu :

a)     konflik dapat dihindarkan

b)     konflik diakibatkan oleh para pembuat masalah, pengacau dan primadona

c)      bentuk-bentuk wewenang legalistic

d)     korban diterima sebagai hal yang tak dapat dielakkan

Apabila keadaan tidak saling mengerti serta situasi penilaian terhadap perbedaan antara anggota organisasi itu makin parah sehingga konsensus sulit dicapai, sehingga konflik tak terelakkan, dalam hal ini pimpinan dapat melakukan bebagai tindakan tetapi harus melihat situasi dan kondisinya, yaitu :

a)     menggunakan kekuasaan

b)     konfrontasi

c)      kompromi

d)     menghaluskan situasi

e)     pengunduran diri

D. Motivasi

Motivasi adalah keadaan dalam pribadi seseorang yang mendorong keinginan individu untuk melakukan kegiatan-kegiatan tertentu guna mencapai suatu tujuan.

Jadi motivasi bukanlah sesuatu yang dapat diamati, tetapi merupakan hal yang dapat disimpulkan adanya karena sesuatu perilaku yang tampak. Motivasi merupakan masalah yang kompleks dalam organisasi karena kebutuhan dan keinginansetiap anggota organisasi adalah berbeda-beda dan berkembang atas dasar proses belajar yang berbeda pula.

Kebutuhan dan keinginan yang ada dalam diri seseorang akan menimbulkan motivasi internal. Begitu juga dalam suatu organisasi, setiap individu akan mempunyai kebutuhan dan keinginan yang berbeda dan unik. Penggolongan motivasi internal yang dapat diterima secara umum belum mendapat kesepakatan para ahli, namun demikian para psikolog menyetujui bahwa motivasi internal dapat dikelompokkan menjadi dua kelompok, yaitu :

a)  motivasi fisiologis, yang merupakan motivasi alamiah (biologis) seperti lapar, haus, seks

b)  motivasi psikologis, yang dapat dikelompokan dalam tiga kategori dasar, yaitu :

·  motivasi kasih sayang (affectional motivation), yaitu rilotivasi untuk menciptakan dan memelihara kehangatan, keharmonisan dll.

·   motivasi mempertahankan diri (ego-defensive motivation) yaitu motivasi untuk melindungi kepribadian dan mendapatkan kebanggaan diri

·  motivasi memperkuat diri (ego-bolstering motivation) yaitu motivasi untuk mengembangkan kepribadian, berprestasi dll.

Teori motivasi eksternal menjelaskan kekuatan-kekuatan yang ada di dalam individu yang dipengaruhi faktor-faktor intern. Untuk itu, teori motivasi eksternal tidak mengabaikan teori motivasi internal, tetapi justru mengembangkannya. Teori motivasi eksternal ada yang positif dan ada pula yang negatif. Dalam hal ini ada sebuah teori dari Me Gregor yang dikenal dengan teori X dan teori Y, yang akan membantu menjelaskan teori motivasi eksternal.

· Teori tradisional mengenai kehidupan organisasi banyak diarahkan dan dikendalikan atas deori X. Adapun anggapan-anggapan yang mendasari teori tersebut adalah :

·     rata-rata para pekerja itu malas, tidak suka bekerja
·  karena pada dasarnya pekerja tidak suka bekerja, maka harus dipaksa dikendalikan, diperlakukan dengan hukuman, dan diarahkan untuk mencapai tujuan organisasi
·   rata-rata para pekerja lebih senang dibimbing, berusaha menghindari tanggung jawab, ambisi yang kecil dll.

Tetapi pada kenyataannya teori X tidak dapat menjawab seluruh fakta yang ada dan terjadi di dalam organisasi. Oleh karena itu perlu ada teori yang lain yang mungkin dapat menjawabnya, yaitu teori Y, anggapan-anggapan dari teori Y antara lain sebagai berikut :

·   usaha fisik dan mental yang dilakukan manusia dalam bekerja adalah kodrat manusia, sama halnya dengan bermain atau beristirahat

·  rata-rata manusia bersedia belajar, dalam kondisi yang layak tidak hanya menerima tetapi mencari tanggung jawab

·   ada kemampuan yang besar dalam kecerdikan, kreativitas dan daya imajinasi untuk memecahkan masalah-masalah organisasi yang secara luas tersebar pada seluruh karyanwan

·   pengendalian ekstern dan hukuman bukan satu-satunya cara untuk mengarahkan usaha pencapaian tujuan tersebut.

·   keterikatan pada tujuan organisasi adalah fungsi penghargaan yang diterima karena prestasinya

·  organisasi seharusnya memberikan kemungkinan orang untuk mewujudkan potensinya, dan tidak hanya digunakan sebagian.

Motivasi dapat dipandang sebagai prose psikologis dasar yang terdiri atas berbagai kebutuhan, dorongan dan tujuan. Pendekatan hubungan manusiawi pada umumnya tidak menyadari pentingnya proses psikologis tersebut. Pandangan itu terutama didasarkan atas tiga asumsi sebagai berikut :

·  personalia terutama dimotivasi secara ekonomis dan perasaan aman serta kondisi kerja yang baik

·   pemenuhan ketiga hal itu akan mempunyai pengaruh positif pada semangat kerja mereka

·      ada korelasi positif antara semangat kerja dan produktivitas.

Dengan ketiga asumsi tersebut, diharapkan masalah motivasional yang dihadapi manajemen relatif mudah dipecahkan dan diselesaikan.

Dalam kenyataannya pendekatan hubungan manusiawi tidak sepenuhnya berjalan dalam praktek, telah terbukti hahwa pendekatan ini terlalu sederhana untuk dapat mcmecahkan masalah-masatah m0tivasional kompleks yang dihadapi manajemen. Sejalan dengan perkembangan masalah-masalah manusiawi yang mulai meningkat, keterbatasan-keterbatasan pendekatan hubungan manusiawi mulai tampak.

Pada tahun 1943 telah terjadi suatu pengembangan teori motivasi manusia yang sangat terkenal yang dilakukan oleh Abraham Maslow seorang psikolog. Konsep teorinya menjclaskan suatu hirarki kebutuhan (hierarchy of needs) yang menunjukkan adanya lima tingkatan keinginan dan kebutuhan manusia. Secara lebih terinci kelima kebutuhan dasar manusia yang membentuk hirarki kebutuhan adalah:

a)     kebutuhan fisiologis (phisiological needs) seperti lapar, haus, perumahan, dll.

b)     kebutuhan keamanan (safety needs), yaitu kebutuhan akan keselamatan dan          perlindungan dari bahaya, ancaman dan perampasan ataupun pemecatan

c)    kebutuhan sosial (social needs), yaitu kebutuhan akan rasa cinta dan kepuasan  alam menjalin hubungan dengan orang lain, kepuasan dan perasaan memiliki      serta diterima dalam suatu kelompok, rasa kekeluargaan, rasa persahabatan dan   kasih saying

d)  kebutuhan penghargaan (esteem needs) yaitu kebutuhan akan status atau      kedudukan, kehormatan diri, reputasi dan prestasi.

e)   kebutuhan aktualisasi diri (self-actualization needs), yaitu kebutuhan pemenuhan diri, untuk mempergunakan potensi diri, pengembangan diri semaksimal mungkin, kreativitas, ekspresi diri dan melakukan apa yang paling cocok serta menyelesaikan pekerjaannya sendiri.

Selain teori motivasi tersebut di atas masih ada teori motivasi yang lain antara lain teori motivasi prestasi (achievement motivation) yang didasarkan pada kekuatan yang ada di dalam manusia, teori ini dikembangkan oleh Me Clelland melalui riset empiris. Teori ini menyatakan bahwa seseorang dianggap mempunyai motivasi prestasi yang tinggi, apabila dia mempunyai keinginan untuk berprestasi lebih baik daripada yang lain dalam banyak situasi. Me Clelland memusatkan perhatiannya pada tiga kebutuhan manusiawi yaitu :

a)     Kebutuhan prestasi (need for achievement)

b)     Kebutuhan afiliasi (need for affiliation)

c)      Kebutuhan kekuasaan (need for power).

E. Proses Mempengaruhi

Dalam struktur organisasi terdapat proses-proses yang terjadi dalam organisasi (formal). Adapun mengenai proses-proses tersebut adalah proses mempengaruhi yaitu setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh manajemen untuk mcncapai tujuan-tujuan organisasi.

Sedangkan pengaruh menurut Scott dan Mitchell merupakan suatu transaksi sosial di mana seorang atau kelompok orang digerakan oleh seseorang atau kelompok orang yang lain untuk melakukan kegiatan yang sesuai dengan harapan mereka yang mempengaruhi. Dalam hal ini suatu pengaruh sangat berhubungan dengan kekuasaan. dan wewenang. Yang dimaksud dengan kekuasaan adalah kemampuan untuk mempunyai pengaruh, sedangkan wewenang merupakan salah satu tipe dari kekuasaan.

Dalam proses mempengaruhi mencakup tiga unsur yaitu :

a)     Orang yang mempengaruhi (O).

b)     Metoda mempengaruhi (->).

c)      Orang yang dipengaruhi (P).

Secara singkat proses mempengaruhi dapat digambarkan sebagai berikut :

O ->P

Metoda-metoda mempengaruhi tersebut, dilakukan dalam banyak konteks, hal ini benar terutama bila didasarkan pada kenyataan bahwa O dan P dapat ditafsirkan sebagai kelompok maupun individual. Oleh karena itu, daerah pengaruh mencakup hubungan-hubungan berikut :

a)     antara perseorangan

b)     kelompok dengan seseorang

c)      kelompok dengan kelompok

d)     seseorang dengan kelompok.

Ada beberapa pendekatan yang dapat digunakan untuk membahas hubungan-hubungan antara kekuasaan dan pengaruh terutama dalam konteks organisasional.

a)     Pendekatan French dan raven

Pendekatan ini mendefinisikan kekuasaan berdasarkan pada pengaruh, dan pengaruh berdasarkan pada perubahan psikhologis. Pengaruh adalah pengendalian yang dilakukan oleh seseorang dalam organisasi terhadap orang lain, sedang kekuasaan merupakan pengaruh laten. French dan Roven mengidentifikasikan lima sumber atau basis kekuasaan yaitu :

a)     kekuasaan balas jasa (reward power)

b)     kekuasaan paksaan (coercive power)

c)      kekuasaan sah (legitimate power)

d)     kekuasaan ahli (expert power)

e)     kekuasaan panutan (referent power).

Ada banyak cara untuk mempengaruhi orang lain, pemilikan beberapa atau semua sumber kekuasaan tidak menjamin kemampuan untuk mempengaruhi individu tertentu dengan berbagai cara tertentu, karena berbagai sumber seperti diatas hanyalah merupakan sumber kekuasaan potensial.

b)     Analisis Etzioni

Kalau French dan Roven memperlakukan kekuasaan dan pengaruh sebagai elemen-elemen laten dan aktif proses yang sama, sedang Etzioni lebih mencurahkan perhatian pada apa yang dilakukan oleh seseorang untuk orang lain baik suka maupun tidak.

c)      Analisis Nizbet

Memandang kekuasaan sebagai antitesa wewenang, dan kekuasaan, di lain pihak merupakan paksaan atau usaha untuk mendominasi orang lain agar berperilaku dengan cara-cara tertentu tanpa mempengaruhi sistem referensi.

Kekuasaan adalah suatu kenyataan penting dalam kehidupan organisasi, hal tersebut tidak dapat dipungkiri. Di dalam praktek mempengaruhi orang itu sulit sekali,  kadang kala orang harus berhati-hati, secara luar biasa dalam menghadapi dan berusaha untuk mempengaruhi orang lain. Ada pula yang dilakukan secara otomatis dan dengan mudah orang terpengaruh oleh seorang yang lain.

F. Proses Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan secara universal didefinisikan sebagai pemilihan di antara berbagai alternatif yang mencakup baik pembuatan pilihan maupun pemecahan masalah. Proses pengambilan keputusan berkaitan erat dengan semua fungsi-fungsi manajemen tradisional.

Dalam pembahasan aspek-aspek teori organisasi dan manajemen modem, permulaan analisis proses pengambilan keputusan dapat ditelusuri pada tulisan Chester Barnard dalam bukunya The Function of the Executive.

Pengambilan keputusan sebagai bagian kunci kegiatan manajer, merupakan proses melalui mana serangkaian kegiatan dipilih. Proses pengambilan keputusan mencakup beberapa langkah. Berikut ini akan dibahas beberapa pendapat para ahli tentang langkah-langkah tersebut :

a.    Menurut Hebert A. Simon, proses pengambilan keputusan pada hakekatnya terdiri atas tiga langkah utama yaitu :

a)   Kegiatan intelijen -> merupakan langkah awal menyangkut pencarian berbagai kondisi lingkungan yang diperlukan bagi keputusan.

b) Kegiatan desain -> tahap kedua yaitu pembuatan, pengembangan dan penganalisaan berbagai rangkaian kegiatan yang muogkin dilakukan.

c)  Kegiatan pemilihan -> tahap ketiga, adalah pemilihan serangkaian kegiatan tertentu dari alternatif-alternatif yang tersedia.

b. Menurut Newman, Summer dan Waren, memerinci langkah desain dan mengidentifikasikan menjadi empat tahap yaitu :

a)     pembuatan suatu diagnosis

b)     penemuan penyelesaian-penyelesaian altematif

c)      penganalisaan dan pembandingan alternatif

d)     pemilihan rencana yang diambil.

c.       Menurut Scott dan Mitchel, proses pengambilan keputusan meliputi

a)     proses pencarian/penemuan tujuan

b)     formulasi tujuan

c)      pemilihan altematif atau strategi untuk mencapai tujuan

d)     mengevaluasi hasil-hasil.

d.      Menurut Elbing, proses pengambilan keputusan meliputi lima langkah berikut :

 Kesimpulan :

Dalam suatu organisasi pasti memiliki proses dalam pengambilan suatu keputusan. Kemudian dalam proses pengambilan keputusan ada unsur resiko dan ketidakpastian. Resiko ini dapat memicu konflik Bila dilihat sekilas memang sepertinya konflik itu sangat sulit untuk dihindari dan diselesaikan, tetapi dalam hal ini jangan beranggapan bahwa dengan adanya konflik berarti organisasi tersebut telah gagal, karena bagaimanapun sulitnya suatu konflik pasti dapat diselesaikan oleh para anggota dengan melihat persoalan serta mendudukannya pada proporsi yang wajar.

Sumber :
Seri Buku Diktat Kuliah : Pengantar Organisasi dan Metode, Gunadarma, Jakarta, 1991